Küçük tersanelerde proje takibi: iş emri, malzeme, hakediş

Tuzla dışındaki tersanecilik konuşulduğunda akla önce büyük yatırımlar geliyor, ama Ege kıyısında asıl hacim başka yerde. Aliağa'daki geri dönüşüm tesislerinin çevresinde, Güllük ve Bodrum hattındaki ahşap ve kompozit tekne atölyelerinde, Foça ile Urla arasındaki bakım-onarım çekek yerlerinde on ila kırk kişi çalıştıran işletmeler var. Bu ölçekte bir teknenin işi, kâğıt üzerinde tek bir "proje" olarak görünüyor; sahada ise birbirini takip etmeyen üç ayrı defterde yaşıyor.

Üç defter, tek tekne

Küçük tersanelerde neredeyse standartlaşmış bir bölünme var. Usta başı, hangi ekibin hangi bloğa çalıştığını kendi el defterinde ya da telefonundaki not uygulamasında tutuyor. Depo sorumlusu, çıkan sacın, boyanın, elektrot ve zımparanın kaydını ayrı bir listede tutuyor. Muhasebe ise armatöre kesilecek hakediş dosyasını, dönem sonunda bu iki kaynağı birleştirmeye çalışarak hazırlıyor.

Sorun, üç defterin de yanlış tutulması değil. Üçünün de ayrı ayrı doğru olması ama aynı olayı farklı adlarla anması. Usta "kıç bodoslama kaynağı" diye yazıyor, depo "12 mm sac, 340 kg" diye yazıyor, muhasebe "gövde imalatı" kalemini faturalıyor. Aradaki bağı kuran tek şey, o işi yapan kişinin hatırası.

Bu yüzden küçük tersanelerde en pahalı kayıp malzeme fireleri değil, itiraz edilen hakediş oluyor. Armatör bir kalemi sorguladığında, o kalemin altındaki işi ve o işe giden malzemeyi geriye doğru gösterebilen bir kayıt zinciri yoksa, tartışma teknik olmaktan çıkıp pazarlığa dönüşüyor. Pazarlığı da genelde tersane kaybediyor.

İş emri, projenin en küçük dürüst birimi

Proje takibini düzeltmeye çalışan işletmelerin çoğu işe yanlış uçtan başlıyor: önce armatöre gösterilecek büyük bir Gantt tablosu kuruluyor, sonra o tablonun altını doldurmak kimseye nasip olmuyor. Oysa bu ölçekte işleyen kurulumların ortak noktası tersi. Önce iş emri tanımlanıyor, proje planı iş emirlerinin toplamından çıkıyor.

İşe yarayan iş emrinin dört alanı var: hangi teknenin hangi bölümüne ait olduğu, hangi ekibin üstlendiği, tahmini süresi ve hakediş kaleminin karşılığı. Bu son alan çoğu kurulumda atlanıyor ve bütün zinciri kıran nokta da orası oluyor. İş emri hakediş kalemine bağlanmamışsa, dönem sonunda ilerleme yüzdesi tekrar tahminle üretiliyor.

Ege'de gördüğümüz pratik bir alışkanlık, iş emrini teknenin bölümüne göre kodlamak. Gövde, güverte, makine dairesi, elektrik, boya, iç donatım gibi altı yedi ana bölüm, sonra bölüm içinde sıra numarası. Kod, hem depo fişinde hem puantaj kâğıdında hem hakediş satırında aynı yazılıyor. Yazılım değişse de bu kodlama kalıyor; taşınabilir olan kısmı bu.

Malzemenin projeye yapışması

Küçük tersanelerde depo, genelde tek bir havuz gibi çalışıyor. Sac alınıyor, rafa giriyor, gerektiğinde çekiliyor. Çekilirken hangi tekneye gittiği yazılmıyorsa, o malzemenin maliyeti hiçbir projeye yapışmıyor ve yıl sonunda "genel gider" başlığında toplanıyor.

Bunu düzeltmenin bedeli sanıldığı kadar ağır değil. Depo çıkışında tek bir zorunlu alan yeter: iş emri kodu. Alan boşken çıkış yapılamıyorsa, üç hafta içinde alışkanlık oturuyor. Zor olan kısmı yazılım değil, malzemeyi kendi bilgisiyle çeken kalifiye ustaya yeni bir adım eklemek.

İkinci mesele, hurda ve artık sacın geri dönüşü. Kesimden artan parçalar başka bir projede kullanıldığında bu geri giriş kaydedilmiyorsa, ilk projenin maliyeti şişiyor, ikincisininki olduğundan ucuz görünüyor. Ege'deki çekek yerlerinde bunun basit bir çözümü uygulanıyor: artık parça, iş emrinden çıkışıyla birlikte "artık stok" adında ayrı bir konuma iade ediliyor ve oradan çekilen malzeme ikinci projenin maliyetine yazılıyor.

Hakediş, ilerlemenin ölçülebildiği kadar

Hakediş tartışmasının teknik karşılığı şu soru: ilerleme neye göre ölçülüyor? Uygulamada üç yöntem dolaşımda. Harcanan adam-saate göre, tamamlanan iş emri sayısına göre, ya da bölüm bazında önceden anlaşılmış ağırlıklara göre.

Üçüncüsü küçük tersanelerde en az itiraz üretiyor, çünkü ağırlıklar sözleşme anında konuşuluyor. Gövdenin yüzde kaç, iç donatımın yüzde kaç olduğu baştan yazıldığında, dönem sonunda tartışılan şey ölçünün kendisi değil, o bölümün gerçekten bitip bitmediği oluyor. Bu çok daha kolay çözülen bir tartışma; iki taraf gemiye çıkıp bakabiliyor.

Yazılım tarafında bu ölçüyü destekleyen kurulumlar birbirinden ayrışıyor. Klasik kurumsal paketlerde proje modülü ayrı lisanslanan bir ek olarak geliyor; Logo ve Netsis tarafında proje takibi genelde bu şekilde konumlanıyor, kurulum bir iş ortağı üzerinden yapılıyor ve bu ölçek için maliyeti yüksek kalabiliyor. Buna karşılık proje ve iş emri alanları kutudan çıkan sistemler var: açık kaynak tarafında Odoo ve ERPNext, yerli paketlerde Labyra ve Dia bu kümede sayılabilir, ama tersane gibi dar bir dikeyde ikisinin de gemi inşa referansı çok az, yani bölüm kodlamasını ve hakediş ağırlıklarını kendiniz kuracaksınız. Bu da kurulumun ilk ayını danışmanlık değil, kendi kendine deneme sürecine çeviriyor.

Nereden başlanacağı belli olan bir sıralama

Bu ölçekte tümünü aynı anda kurmaya çalışan işletmeler genelde altı ay sonra kâğıda dönüyor. İşleyen sıra şu: önce iş emri kodlaması, sonra depo çıkışına iş emri zorunluluğu, en son hakediş bağlantısı. İlk ikisi olmadan üçüncüsü zaten çalışmıyor.

Bir sonraki teknede deneyecekseniz, tek bir projeyle başlayın ve o proje bitene kadar eski defterleri de tutmaya devam edin. İki kayıt arasındaki fark, kurulumun nerede sızdırdığını size fatura kesilmeden önce gösteriyor.