İzmir Limanı üzerinden ihracat yapan KOBİ'ler için dijital evrak akışı

Ege'de ihracat yapan küçük işletmelerin çoğu dışarıdan bakınca dijitalleşmiş görünüyor. Fatura elektronik kesiliyor, bankayla iş internet şubesinden yürüyor, gümrük müşaviriyle yazışma e-postadan gidiyor. Buna rağmen bir konteynerin İzmir Limanı'ndan çıkışına kadar üretilen evrakın büyük kısmı hâlâ elden ele dolaşıyor. Asıl mesele evrakın elektronik olup olmaması değil; aynı bilginin kaç ayrı yerde yeniden yazıldığı.

Tek sevkiyatta aynı bilgi kaç kez yazılıyor

Sıradan bir sevkiyatı baştan sona izleyince zincir şöyle görünüyor: müşteriden gelen sipariş, proforma fatura, ticari fatura, çeki listesi, menşe veya dolaşım belgesi, gümrük beyannamesi ve taşıma senedi. Bu belgelerin her biri farklı bir kurumun formatında hazırlanıyor, ama içlerindeki çekirdek veri neredeyse aynı: alıcının ticari unvanı ve adresi, ürünün GTİP numarası, brüt ve net ağırlık, koli veya palet sayısı, teslim şekli ve menşe ülke.

Ege'deki üretici işletmelerde bu çekirdek veri çoğunlukla dört ayrı yerde tutuluyor. Muhasebe programında bir hâli var, satış ekibinin Excel dosyasında ikinci hâli, gümrük müşavirine gönderilen şablonda üçüncüsü, nakliyeciye yazılan e-postada dördüncüsü. Dört kopya arasında tek bir hakem yok. Uyuşmazlık çıktığında hangisinin doğru olduğunu kimse söyleyemiyor.

Tıkanma çoğu zaman aynı üç yerde

Sahada tekrar tekrar karşılaşılan ilk sorun GTİP numarasının tek bir doğru yerde tutulmaması. Ürün kartında yazmıyorsa, her sevkiyatta yeniden hatırlanıyor ya da eski bir dosyadan kopyalanıyor. Yanlış kopyalanan bir GTİP beyanname aşamasında düzeltilebiliyor, ama bu düzeltme bir gün gecikme demek.

İkincisi ağırlık ve ölçü birimi uyuşmazlığı. Üretim brüt kilogramı, satış adedi, nakliyeci desiyi konuşuyor. Faturadaki miktar ile çeki listesindeki miktar birbirini tutmadığında evrak geri dönüyor ve zincirin başına gidiliyor.

Üçüncüsü, dosyanın o an kimde olduğunun bilinmemesi. Belge e-postayla gönderildiği için akış görünmez. "Müşavire gitti mi" sorusunun cevabı, gelen kutusunda arama yapmayı gerektiriyor. İşletme büyüdükçe bu arama, günde birkaç kişinin işi hâline geliyor.

Dijitalleştirmenin doğru sırası

Çoğu işletme işe belge tarayıcı almakla ya da bulut klasörü açmakla başlıyor. Bu, kâğıdı PDF'e çeviriyor ama tekrar yazma sorununu çözmüyor. Daha işe yarar sıra şöyle:

Önce ürün kartı düzeltiliyor. Her ürünün GTİP'i, menşei, brüt ve net ağırlığı, ambalaj bilgisi tek bir kayıtta toplanıyor. Bu kayıt hangi programda tutulduğundan bağımsız olarak tek doğru kaynak sayılıyor ve değişikliği yalnız belirli bir kişi yapabiliyor.

Sonra sevkiyat dosyası kavramı tanımlanıyor. Bir sevkiyata ait bütün belgeler tek bir numara altında toplanıyor ve o numara faturadan konşimentoya kadar her evrakta görünüyor. Bu tek başına, "hangi dosyaydı bu" sorusunu ortadan kaldırıyor.

Üçüncü adımda müşavirle veri alışverişi standartlaşıyor. Gümrük müşavirinin beyannameyi hazırlarken ihtiyaç duyduğu alanlar bellidir; bu alanlar sabit sütunlu tek bir şablona oturtulduğunda, her sevkiyatta yeniden biçimlendirme yapılmıyor. Müşavir kendi tarafında verileri sisteme aktarıyor, işletme de gönderdiği dosyanın kopyasını saklıyor.

Nakliyeci tarafı çoğu zaman unutuluyor

İşletmeler dijitalleşme planı yaparken genellikle muhasebe ve gümrük tarafına bakıyor, taşıma tarafını dışarıda bırakıyor. Oysa rezervasyon talebi, yükleme talimatı ve konteyner bilgisinin geldiği yer orası. Nakliyeciye giden bilgi de aynı çekirdek veriden türüyor; ayrı bir e-posta zincirinde ilerlediği için sevkiyat dosyasının dışında kalıyor.

Pratik çözüm karmaşık değil: nakliyeciye gönderilen her yazışmada sevkiyat numarasını konu satırına koymak ve gelen konteyner numarasını aynı dosyaya işlemek. Bu tek alışkanlık, "hangi konteynerdeydi bu yükleme" sorusunu ortadan kaldırıyor ve sonradan çıkan hasar veya eksik yük tartışmalarında belge zincirini bir arada tutuyor.

Elektronik belge her şeyi çözmüyor

Elektronik fatura ve elektronik irsaliye, belgenin karşı tarafa ulaşmasını ve arşivlenmesini standartlaştırıyor. Ama ihracat dosyasındaki belgelerin bir kısmı hâlâ ticaret odası onayı, banka ya da taşıyıcı üzerinden ilerliyor. Yani zincirin bir ucu elektronikken diğer ucu ıslak imzalı kalabiliyor. İşletmenin kazancı, elektronik olan kısımda verinin yeniden yazılmasını bitirmekten geliyor; belgenin türünden değil.

İhracatta hangi belgenin elektronik düzenlenmesinin zorunlu olduğu, hangi işletmenin kapsama girdiği ve geçiş takvimi yıl içinde tebliğlerle değişebiliyor. Bu yazıda bilinçli olarak eşik ya da tarih verilmedi. İşletmenizin kapsamda olup olmadığını Gelir İdaresi Başkanlığı'nın güncel duyurusundan ve mali müşavirinizden doğrulayın.

Nereden başlanacağını bulmanın basit yolu

Ölçmek için dışarıdan rakam aramaya gerek yok. Son üç ayda çıkan sevkiyatlardan beşini seçip şu üç sayıyı çıkarmak yeterli: aynı sevkiyat için kaç ayrı dosya oluşturulmuş, bu dosyalarda alıcı unvanı ve GTİP kaç kez elle yazılmış, evrak kaynaklı kaç gün gecikme yaşanmış. Bu üç sayı, hangi adımın en pahalıya mal olduğunu şirketin kendi verisiyle gösteriyor.

İzmir'de bu işi düzeltmiş işletmelerin ortak yanı, yeni bir program almış olmaları değil. Ortak yanları, ürün kartını ciddiye almaları ve bir sevkiyata ait bütün evrakı tek numara altında toplamaları. İkisi de mevcut programlarla, çoğu zaman ek maliyetsiz yapılabilen işler.

Bu hafta yapılabilecek tek şey aranıyorsa: en çok ihraç edilen on ürünün GTİP, menşe ve ağırlık bilgisini tek bir tabloya çıkarıp bunu tek doğru kaynak ilan etmek. Sonraki her düzeltme bu tablonun üstüne kurulur.