Ege'de ihracatçı KOBİ'lerin çok dilli ürün kataloğu sorunu

İzmir'in Kemalpaşa ve Torbalı çevresindeki üreticilerden Denizli'nin ev tekstili firmalarına kadar, yurt dışına mal satan küçük işletmelerin çoğunda katalog aynı yoldan geçiyor. Türkçe bir Excel dosyası var, ürün kodları ve fiyatlar orada. Bir fuar ya da yeni bir alıcı gündeme geldiğinde bu dosyanın bir kopyası alınıyor, bir çalışan ya da tanıdık bir çevirmen İngilizcesini hazırlıyor, PDF olarak basılıyor. Ertesi yıl Almanca bir alıcı çıkınca aynı işlem bu kez İngilizce kopyadan başlıyor.

Sorun çeviri kalitesinde değil. Sorun, her dilin ayrı bir dosya olarak doğması ve o günden sonra kendi başına yaşaması.

Katalog dil sayısı kadar çoğalınca ne oluyor

İki dilli bir katalogda bile birkaç ay içinde şu tablo ortaya çıkıyor: Türkçe dosyada bir ürünün kumaş gramajı düzeltilmiş, İngilizce PDF'te eski değer duruyor. Bir ürün üretimden kalkmış, Türkçe listeden silinmiş ama Almanca katalogda hâlâ sayfa başında. Yeni sezon renkleri yalnızca Türkçeye eklenmiş, çünkü çevirmene tekrar gitmek hem zaman hem para.

Alıcı tarafında bu tutarsızlık doğrudan güveni sarsıyor. Bir distribütör katalogdaki ölçüyle numune arasındaki farkı gördüğünde, çoğu zaman sebebin çeviri gecikmesi olduğunu bilmiyor; firmanın ürününü tanımadığını düşünüyor. Numune ile katalog arasındaki fark ihracatta sipariş kaybının en sessiz yollarından biri, çünkü alıcı itiraz etmek yerine başka tedarikçiye yöneliyor.

İşletme içinde de bedel var. Fuar öncesi haftada katalog güncellemek çoğu firmada birinin birkaç gününü alıyor. Hangi dosyanın son hali olduğu sorusu, dosya adlarının sonuna eklenen "son", "son2", "fuar_revize" gibi eklerle cevaplanmaya çalışılıyor.

Çevirinin değil verinin sorunu

İşletmeler meseleyi genellikle çeviri sorunu olarak tanımlıyor ve çözümü de orada arıyor: daha iyi çevirmen, otomatik çeviri aracı, İngilizce bilen yeni bir eleman. Bunlar yardımcı oluyor ama çoğalan dosya sorununu çözmüyor.

Katalogdaki bilgiyi iki türe ayırınca tablo netleşiyor.

Dile bağlı olmayan bilgi. Ürün kodu, ölçüler, gramaj, ağırlık, koli içi adet, GTİP kodu, fiyat, görsel dosyası. Bunlar hangi dilde basılırsa basılsın aynıdır. Bir katalogdaki bilgilerin önemli bir bölümü bu türdendir.

Dile bağlı bilgi. Ürün adı, kısa açıklama, bakım talimatı, malzeme tarifi. Çevrilmesi gereken yalnızca bunlar.

Mevcut düzende bu iki tür aynı dosyada karışık duruyor ve her dil kopyası dile bağlı olmayan bilgiyi de yeniden taşıyor. Gramajın üç dosyada ayrı ayrı tutulması, üç dosyanın zamanla ayrışmasının ana sebebi.

İşe yarayan düzen: tek tablo, dil sütunları

Dosyayı çoğaltmak yerine tabloyu genişletmek, ek yazılım almadan uygulanabilecek ilk adım. Her ürün tek satır. Ölçü, kod ve fiyat gibi sabit bilgiler tek sütunda. Dile bağlı alanlar için her dilin kendi sütunu: ad_tr, ad_en, ad_de, aciklama_tr, aciklama_en gibi.

Bu düzenin üç sonucu var.

Birincisi, gramaj değiştiğinde tek hücre değişiyor ve bütün diller aynı anda doğru oluyor. İkincisi, eksik çeviri görünür hale geliyor: ad_de sütunu boş olan satırlar süzülünce Almanca katalogda hangi ürünün eksik kaldığı bir bakışta çıkıyor. Üçüncüsü, çevirmene gönderilen iş küçülüyor; bütün katalog yerine yalnızca yeni ya da değişmiş satırlar gidiyor.

Katalog PDF'i ya da web sayfası artık bu tablodan üretilen bir çıktı oluyor, elle bakımı yapılan ayrı bir belge değil. Birçok tasarım ve e-ticaret aracı tablodan veri çekerek sayfa üretmeyi destekliyor; desteklemeyenlerde bile kopyala-yapıştır işi tek kaynaktan yapıldığı için hata ihtimali azalıyor.

Terim listesi olmadan çeviri tutarsız kalıyor

Tek tablo düzeni kurulduktan sonra ikinci sorun görünür oluyor: aynı Türkçe kelimenin farklı satırlarda farklı çevrilmesi. Ev tekstilinde "nevresim takımı", mobilyada "masif", zeytinyağında "natürel sızma" gibi terimler her çevirmende ya da her otomatik çeviri denemesinde başka karşılık bulabiliyor.

Buna karşı en ucuz önlem, firmanın kendi terim listesi. İki sütunlu küçük bir tablo yeterli: Türkçe terim ve her dildeki onaylı karşılığı. Çevirmen ya da çeviri aracı bu listeye göre çalışıyor. Liste bir kez hazırlandığında yıllarca kullanılıyor ve yeni çalışan geldiğinde de aynı dili konuşmayı sağlıyor.

Bu listeyi hazırlarken en iyi kaynak, hedef pazardaki alıcıların kendi yazışmaları. Alıcının siparişte kullandığı kelime, sözlükte bulunan kelimeden daha değerli. Uzun süredir çalışılan bir distribütörden onların katalog terimlerini istemek çoğu zaman geri çevrilmeyen bir talep.

Otomatik çeviri nerede kullanılabilir

Otomatik çeviri araçları kısa açıklama ve bakım talimatı gibi kalıp metinlerde işi hızlandırıyor. Ürün adında ve hukuki sonucu olabilecek ifadelerde, örneğin malzeme bileşimi ya da gıda ürünlerinde içerik bilgisinde, çıktının hedef dili bilen biri tarafından okunması gerekiyor. Tekstil etiketindeki elyaf oranı ya da gıda ambalajındaki içerik listesi ithalatçı ülkenin kurallarına tabi; bu metinler katalogda da etikette de aynı olmalı.

Ürün etiketi ve ambalaj bilgisinde hangi dilin ve hangi ifadelerin zorunlu olduğu hedef ülkeye ve ürün grubuna göre değişiyor. Bu bilgileri ithalatçınızdan, ilgili ihracatçı birliğinden ya da danışmanınızdan doğrulayın; katalog metnini bu doğrulanmış metinle eşitleyin.

Bir sonraki fuardan önce yapılabilecek iş

Bölgedeki birçok işletme için bir sonraki fuar ya da alıcı ziyareti, katalog düzenini değiştirmek için doğal bir tarih. O tarihe kadar yapılacak iş dört parçaya bölünebilir.

İlk iş, mevcut dil dosyalarını yan yana koyup Türkçe dosyayı esas kabul etmek ve diğerlerindeki farklı ölçü, fiyat ya da ürünleri işaretlemek. İkinci iş, tek tabloyu kurup sabit bilgileri Türkçe dosyadan, dile bağlı alanları diğer dosyalardan taşımak. Üçüncü iş, en sık geçen yirmi-otuz terimle terim listesini başlatmak. Dördüncü iş, katalog çıktısını bu tablodan bir kez üretip eski dosyaları arşiv klasörüne kaldırmak.

Bu dört adımın hiçbiri yazılım bütçesi gerektirmiyor. Gerektirdiği şey, katalog sorumluluğunun tek bir kişiye verilmesi ve "tabloda yoksa katalogda da yok" kuralının firmada yerleşmesi. Dosyalar bir kez tek kaynağa indiğinde, üçüncü ya da dördüncü dili eklemek artık yeni bir proje değil, tabloya yeni bir sütun açmak oluyor.