İzmir'de kafe ve restoran işletmelerinde kasa yazılımı seçimi

Alsancak'ta bir kahveci, Bostanlı'da bir balıkçı, Çeşme'de sezonluk bir bistro. Üçünün de ortak sorunu aynı yerden çıkıyor: kasa programını, ödeme cihazını satan firmanın önerisiyle almışlar. İlk ay sorun yok. Sorun, ikinci şube açılınca, ya da mutfak yazıcısı eklenmek istendiğinde başlıyor.

Ege'de gördüğümüz yaygın hata, kasa yazılımı seçimini bir donanım kararının arkasına saklamak. Oysa bunlar iki ayrı karar ve ikincisi, birincisinden çok daha uzun ömürlü.

Ödeme kaydedici cihaz ile adisyon programı aynı şey değil

Yeni nesil ödeme kaydedici cihaz, mali kayıt tutan ve bankacılık tarafını taşıyan donanımdır. Marka tarafında Hugin, Ingenico, Beko, Profilo, Verifone gibi isimler dolaşır. Bu cihazın ne yapacağı büyük ölçüde mevzuatla çizilidir; işletmenin tercih alanı dardır.

Adisyon ya da kasa yazılımı ise masayı açan, siparişi mutfağa düşüren, hesabı bölen, gün sonunda ciroyu ürün bazında raporlayan programdır. İşletmenin günlük hayatını asıl belirleyen budur. Cihaz beş yılda değişir, program alışkanlığı on yıl kalır.

İkisinin birbirine bağlanması gerekir; bu bağlantı genelde cihaz üreticisinin sağladığı bir arayüz üzerinden kurulur. Sözleşme imzalanmadan önce sorulacak ilk soru şu: "Bu program, benim aldığım cihaz modeliyle konuşuyor mu?" Cevap "genelde konuşur" ise, model adı yazılı olarak istenmeli.

Ödeme kaydedici cihaz kullanma zorunluluğunun kapsamı, muafiyetler ve geçiş takvimi tebliğlerle değişiyor. Buradaki hiçbir bilgi güncel eşik ya da tarih yerine geçmez; kendi işletmenizin durumunu Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yürürlükteki duyurusundan ve mali müşavirinizden doğrulayın.

Servis düzeni, program seçiminden önce netleşmeli

Kasa yazılımı pazarında ürünler aslında iki ayrı işletme tipine göre yazılmış durumda ve satıcılar bu ayrımı çoğu zaman anlatmıyor.

Birincisi tezgâh düzeni: üçüncü dalga kahveci, fırın, dönerci, pastane. Sipariş tek noktada alınır, ödeme siparişle aynı anda olur, masa kavramı zayıftır. Burada aranan şey hız. Bir siparişin dört dokunuşta kapanması, on dokunuşta kapanmasından değerlidir.

İkincisi masa düzeni: meyhane, restoran, otel restoranı, kokteyl bar. Masa açılır, açık kalır, sipariş eklenir, hesap bölünür, garson değişir. Burada aranan şey hız değil, izlenebilirlik. Kimin hangi masaya ne girdiği, iptal edilen ürünün kim tarafından iptal edildiği kayıt altında olmalı.

Ege sahilinde çok gördüğümüz melez işletme, yani gündüz kahveci gibi çalışıp akşam masa açan mekân, iki düzeni de isteyen taraftır ve seçimi asıl zorlaştıran da odur. Bu durumdaki bir işletme, demoyu sabah değil akşam saatinde istemelidir.

Programların hangi kümeye girdiğini bilmek işi kolaylaştırıyor

Piyasa dağınık görünüyor ama üç kümeye ayrılıyor.

Birinci küme, yıllardır yerinde duran masaüstü kurulumlu programlar. Akınsoft'un restoran tarafı ve benzeri yerel kurulumlu paketler bu grupta. Güçlü yanları, internet kesildiğinde çalışmaya devam etmeleri ve her ilçede bu programı kurabilen birinin bulunması. Zayıf yanları, çok şubeli yapıda raporun tek yerde toplanmasının ek iş gerektirmesi.

İkinci küme, bulut tabanlı adisyon servisleri. Adisyo ve Simpra bu grubun bilinen isimleri. Şube raporlaması ve kurye tarafı bu ürünlerde daha rahat. Karşılığında internet bağımlılığı geliyor; sahilde hat düşmesi yaşayan bir işletme için bu teorik bir risk değil.

Üçüncü küme, kasa tarafını muhasebe ya da stok ürününün yanına ekleyen paketler. Logo ve Mikro'nun perakende modülleri ile Labyra'nın kasa ürünü bu kümede anılabilir. Buradaki avantaj, ürün kartının ve stok hareketinin tek yerde durması. Kümenin dürüst kısıtı ise ödeme kaydedici cihaz uyumunun her modelde hazır olmaması: yeni ürünlerde desteklenen cihaz listesi kısa oluyor ve listede olmayan bir modelle çalışmak isteyen işletme, entegrasyon işini bekleme sırasına almak zorunda kalıyor. Kurulumdan önce cihaz modelinin listede olup olmadığı yazılı olarak teyit edilmeli.

Sözleşme öncesi sorulması gereken şeyler

Demo toplantısında yazılımın ekranı güzel görünür. Ekran, altı ay sonra sorun çıkarmaz; aşağıdakiler çıkarır.

Verinin kime ait olduğu. Abonelik biterse geçmiş satış kaydı dışa aktarılabiliyor mu, hangi biçimde? "Sistemden rapor alırsınız" cevabı yeterli değil, ham veri dosyası istenmeli.

İnternet kesildiğinde ne olduğu. Bulut ürünlerin bir kısmı çevrimdışı sipariş almaya devam edip bağlantı gelince eşitliyor, bir kısmı durup bekliyor. Bu, sözleşmede değil demoda test edilecek bir şey: modem kapatılıp sipariş girilmeye çalışılmalı.

Fiyatın neyi kapsadığı. Kasa başına mı, şube başına mı, kullanıcı başına mı ücretlendiriliyor? Mutfak yazıcısı ek ücret mi? Yıllık artış oranı sözleşmede yazıyor mu?

Destek saatleri. Restoranın en yoğun saati cuma akşamı yirmi bir; yazılım firmasının destek hattı çoğu zaman o saatte kapalı. Hafta sonu ve akşam desteğinin ne olduğu net sorulmalı.

Eğitim kimin işi. Garson devir hızı yüksek bir sektörde, yeni personeli programa kimin alıştıracağı belirsizse bu iş her seferinde işletmecinin üzerinde kalır.

Yapılacak iş

Kasa yazılımı seçimini cihaz satın alımından ayırın ve önce servis düzeninizi bir kâğıda yazın: masa var mı, hesap bölünüyor mu, kaç kasa çalışıyor, kurye var mı, ikinci şube planı ne zaman. Bu beş satır, üç kümeden hangisinin size uyduğunu kendiliğinden gösterir.

Sonra iki ürün seçip demoyu kendi yoğun saatinizde, kendi menünüzle ve kendi personelinizle isteyin. Boş bir menüyle yapılan demo hiçbir şey ölçmez. Son olarak cihaz modelinizin desteklendiğini ve verinizi dışa aktarabildiğinizi yazılı alın. Bu üç adım, İzmir'de yazılımını ikinci yılında değiştirmek zorunda kalan işletmelerin çoğunun atlamış olduğu adımlardır.