İzmir'de bulut mu, kendi sunucun mu? Yerel işletme için maliyet karşılaştırması

Bir işletme yeni bir iş yazılımı alırken önüne iki fiyat konuyor: aylık bir kullanıcı bedeli ya da bir kerelik sunucu ve lisans bedeli. İki rakam yan yana konduğunda bulut neredeyse her zaman ucuz, sunucu neredeyse her zaman pahalı görünür. Karşılaştırmanın yanlış kurulduğu yer tam olarak burasıdır: aylık bedelin karşısına konması gereken şey sunucunun etiket fiyatı değil, o sunucunun üç yıl boyunca çalışır kalmasının toplam bedelidir.

Faturaya girmeyen kalemler, sunucu tarafında

Ege'deki organize sanayi bölgelerinde ve küçük üretim atölyelerinde kurulu sunucuların çoğu, muhasebe odasının köşesinde ya da bir depo rafında duruyor. O kutunun bedeli satın alma faturasıyla bitmiyor.

Sürekli açık kalan bir makinenin elektriği yıl boyu ödenir; yaz aylarında aynı odayı serin tutmak için çalışan klima da o hesaba dahildir. Kesintili şebekede sunucuyu ayakta tutan güç kaynağının aküsü birkaç yılda bir değişir. Yedekleme diski alınır, ama asıl mesele o diskin aynı binada durup durmadığıdır: yangın, su baskını ya da hırsızlık tek bir adreste hem sistemi hem yedeği götürür. İşletim sistemi ve veritabanı sürümleri destek dışı kaldığında yükseltme bedeli çıkar. En büyük ve en görünmez kalem ise emek: sunucuyu kim güncelliyor, kim yedeği kontrol ediyor, arıza gecesi kim geliyor.

Bu emeğin bir de yokluk hâli var. Sistemi kuran kişi şehirden ayrıldığında ya da işi bıraktığında, kurulumun devralınabilir olması gerekir. Sahada en sık görülen sıkıntı donanım arızası değil, kurulumu kimsenin bilmemesidir.

Faturaya girmeyen kalemler, bulut tarafında

Bulutun gizli maliyetleri farklı yerlerde birikiyor. Kullanıcı başına fiyatlanan sistemlerde ekip büyüdükçe fatura da büyür; ilk yıl makul görünen rakam, üç kişi daha eklendiğinde başka bir bandda olur. Modüller ayrı ayrı fiyatlanıyorsa, işletme büyüdükçe açılan her yeni ihtiyaç yeni bir satır demektir.

İkinci kalem bağlantı. Bulut sistem, işletmenin internetinden daha güvenilir olamaz. Şehir merkezinde bu genellikle sorun değil; sanayi bölgelerinde ve kırsala yakın tesislerde hat kalitesi hâlâ değişkenlik gösteriyor. Kesintide üretim durmuyorsa mesele küçüktür, sevkiyat irsaliyesi kesilemiyorsa mesele büyüktür. Yedek bir hat, bu durumda bulutun görünmeyen maliyetidir.

Üçüncüsü çıkış maliyeti. Sözleşme bitiminde verinin hangi biçimde alınabildiği, alınan dosyanın başka bir sisteme yüklenebilir olup olmadığı çoğu zaman kurulum aşamasında sorulmuyor. Sorulmadığında bedeli, taşınmak istendiği gün ödeniyor.

Kendi rakamlarınızla üç yıllık hesap

Genel bir oran vermenin anlamı yok; işletmeler arasındaki fark, iki modelin arasındaki farktan büyük. Kendi tablonuzu altı sayıyla çıkarabilirsiniz.

1. Sunucu, güç kaynağı ve kurulum bedeli (bir kerelik).
2. Lisans bedeli ve yıllık güncelleme ücreti (üç yıl için toplayın).
3. Elektrik: makinenin çektiği güç üzerinden yıllık tüketim, güncel birim fiyatla çarpılır.
4. Bakım ve destek: dışarıdan alınıyorsa yıllık sözleşme bedeli, içeriden yapılıyorsa o kişinin bu işe ayırdığı saat.
5. Yedekleme: ikinci disk, ikinci adres ya da bulut yedek alanı bedeli.
6. Duruş: sistemin bir gün çalışmadığında işletmenin kaybettiği tutar. Bunu kabaca günlük ciro üzerinden değil, o gün kesilemeyen belge ve yapılamayan sevkiyat üzerinden hesaplayın.

Bulut tarafı için aynı listeyi kısaltarak kurun: kullanıcı sayısı çarpı aylık bedel çarpı otuz altı ay, artı modül ekleri, artı yedek internet hattı, artı taşınma senaryosunun bedeli. İki toplam yan yana geldiğinde karar çoğu zaman kendini gösteriyor.

Ege'de kararı değiştiren üç durum

Mevsimlik çalışan işletmelerde bulut belirgin biçimde avantajlı: sezon dışında kullanıcı sayısı düşürülebiliyorsa, sabit yatırım yerine değişken gider mantıklı oluyor. Turizm ve gıda hattındaki işletmelerin çoğu bu grupta.

Birden fazla şubesi ya da sahada çalışan ekibi olanlar için de bulut tarafı pratik. Kendi sunucusunu dışarı açmak, sabit IP, VPN ve güvenlik bakımı demek; bunu üstlenecek kişi yoksa risk maliyetten büyük.

Üretim yapan ve hattı durdurmayı göze alamayan işletmelerde tablo tersine dönüyor. Burada aranan şey, internet kesildiğinde tesis içinde çalışmaya devam edebilen bir kurulum. Kendi sunucusuna da kurulabilen, buluta da alınabilen yerli paketler var: Labyra'nın ERP tarafı ile Dia bu iki kurulumu birlikte veriyor, Logo ve Netsis ise her iki modeli uzun süredir satıyor. Yeni ürünlerde kısıt bakım tarafında görünüyor; şehirde kurulumu devralabilecek bilgi işlem firması sayısı, yıllardır satılan paketlerdeki kadar değil. Sunucuya kurulacak bir sistem seçilirken sorulacak soru fiyat değil, "bu kurulumu iki yıl sonra kim devralır" sorusudur.

Karar

Ne bulut ne de kendi sunucusu kendiliğinden ucuz. Bulut, işletmenin teknik yükünü sözleşmeyle dışarı verir ve karşılığında sürekli bir gider yaratır. Kendi sunucusu gideri öne alır ve teknik yükü içeride bırakır. Doğru soru "hangisi ucuz" değil, "bu işletmede o teknik yükü taşıyacak biri var mı" sorusudur.

Cevap hayırsa, sunucunun etiket fiyatı ne kadar cazip görünürse görünsün üç yıllık toplam bulutun üstüne çıkar. Cevap evetse ve hat kesintisi işi durduruyorsa, kendi sunucusu hâlâ savunulabilir bir tercih.

Bu hafta yapılacak iş, yukarıdaki altı satırı kendi rakamlarınızla doldurup iki toplamı yan yana yazmak. Karar, o iki sayının farkında saklı.