Ege'de kooperatifler ve üretici birlikleri için ortak dijital altyapı

Ege'de kooperatif sayısı az değil. Zeytin, üzüm, incir, süt, pamuk; neredeyse her ürünün kendi birliği, çoğu ilçenin kendi tarımsal kalkınma kooperatifi var. Ama bu yapıların ortak bir yanı daha var: kayıt düzeni büyük ölçüde birbirinden bağımsız kurulmuş. Bir kooperatifin üye defteri Excel'de, komşu ilçedekinin defteri muhasebecinin programında, üçüncüsününki hâlâ ciltli defterde duruyor.

Bu tabloya bakıp "hepsi tek bir sisteme geçsin" demek kolay. Zor olan, o sistemin kim tarafından kurulacağı, kim tarafından ödeneceği ve kooperatifler arası veri paylaşımının nerede biteceği sorusuna cevap vermek.

Ortak altyapı derken ne kastediliyor

Sahada bu ifade en az üç farklı şeyi anlatmak için kullanılıyor ve karıştırıldığında toplantılar yerinde sayıyor.

Birincisi ortak yazılım: birden çok kooperatifin aynı programı kullanması, ama her birinin verisinin ayrı durması. Bu, bir sitedeki dairelerin aynı mimariye sahip olması gibidir; kimse komşusunun içini görmez.

İkincisi ortak veri: üye listesinin, ürün teslim kayıtlarının ya da analiz sonuçlarının birlik düzeyinde toplanması. Burada mahremiyet ve rekabet soruları başlar, çünkü teslim miktarı aynı zamanda üreticinin gelir bilgisidir.

Üçüncüsü ortak satın alma: yazılımın tek elden pazarlık edilip lisans maliyetinin bölünmesi. Teknik olarak en basiti, siyaseten en kolay olanı budur ve çoğu birlik pratikte yalnızca bunu yapabiliyor.

Bir projeye başlamadan önce hangisinin konuşulduğunu netleştirmek, sonradan çıkan anlaşmazlıkların büyük kısmını baştan kesiyor.

Kooperatifte yazılımın tıkandığı yer üye kaydı değil, hakediş

Üye kaydını herkes bir şekilde tutuyor. Asıl karmaşa teslimattan hakedişe uzanan zincirde çıkıyor: üretici ürünü getiriyor, kantar fişi kesiliyor, kalite ölçümü yapılıyor, avans ödeniyor, sezon sonunda fiyat kesinleşiyor ve mahsuplaşma başlıyor. Aradaki her adım farklı bir defterde durduğunda, sezon sonu hesaplaşması haftalarca sürüyor.

Standart bir ERP paketi bu zinciri kutudan çıktığı gibi karşılamaz. Çünkü kooperatif işleyişinde alışılmadık üç şey var:

• Üye aynı anda hem tedarikçi hem ortak. Muhasebe tarafında iki ayrı kimlikmiş gibi davranan sistemler burada zorlanıyor.
• Fiyat teslim anında belli değil. Avans-mahsup mantığı, sıradan satın alma modülüne oturmuyor.
• Ürün miktarı ölçüm sonucuna göre düzeltiliyor. Randıman, nem, asitlik gibi katsayılar hesabın içine giriyor.

Bu üç madde, bir kooperatif projesinin özelleştirme maliyetinin nereye gideceğini de baştan söylüyor.

Yazılım tarafında pratikte üç yol görünüyor

Ege'de kurulmuş projelere bakıldığında tercihler kabaca üç kümede toplanıyor.

Bir küme, muhasebe yazılımını merkeze alıp üstüne kooperatife özel ekranlar yazdırıyor. Logo, Mikro ve Netsis kurulumlarının üzerine bayi tarafından geliştirilmiş kantar ve hakediş ekranları bu yolun tipik örneği. Avantajı, mali müşavirin zaten bildiği bir tabana oturması. Zayıf yanı, özelleştirmenin bayiye bağımlı kalması ve sürüm yükseltmelerinde bu ekranların yeniden elden geçmesi.

İkinci küme açık kaynak tarafında duruyor. Odoo ve ERPNext üzerine kurulan projelerde tarım süreçleri modül yazılarak ekleniyor; kaynak koda erişim olduğu için avans-mahsup gibi kendine has akışlar rahat kurgulanabiliyor. Buradaki gerçek maliyet lisans değil, sistemi ayakta tutacak teknik kişi. Kooperatifin kadrosunda böyle biri yoksa her ufak değişiklik dışarıdan satın alınıyor.

Üçüncü kümede, Dia gibi bulut tarafında yıllardır duran yerli paketlerin yanına son yıllarda ERPNext tabanı üzerine paketlenmiş küçük ürünler eklendi; Labyra bu tabandan türeyenlerden. Bu kümenin dürüst kısıtı ölçek: kurulum ve stok tarafı hazır gelse bile kooperatife özel hakediş defteri hazır gelmiyor, yani iş yine özelleştirmeye düşüyor. Yeni ürünlerde kooperatif referansı da doğal olarak az; bir yönetim kurulu "bizim gibi üç kooperatifte çalışıyor" cümlesini duymak istiyorsa bu kümede bulması zor.

Hiçbiri diğerine mutlak üstün değil. Kooperatifin kadrosunda teknik biri varsa ikinci yol, mali müşavir bağımlılığı yüksekse birinci yol daha az sürtünme üretiyor.

Belge tarafında acele etmemek gerekiyor

Tarımsal teslimatta belge düzeni, yazılım seçiminden bağımsız ilerleyen ayrı bir konu. Müstahsil makbuzu, stopaj ve elektronik belge yükümlülükleri kooperatifin ciro ve faaliyet yapısına göre değişiyor.

Bu alandaki eşikler ve oranlar her yıl tebliğle güncelleniyor. Kooperatifinizin hangi belgeyi elektronik düzenlemek zorunda olduğunu ve hangi tarihte başladığını GİB'in güncel duyurusundan ve mali müşavirinizden doğrulayın; yazılım firmasının sunumundaki rakama göre planlama yapmayın.

Pratikte gördüğümüz sıralama şu: önce yükümlülük netleşiyor, sonra entegratör seçiliyor, en son yazılım o entegratöre bağlanıyor. Ters sıradan gidildiğinde, alınan paketin desteklemediği bir belgeyle sezon ortasında karşılaşılıyor.

Nereden başlanır

Ortak altyapı konuşan bir birlik için ilk üç adım teknik değil, sayısal:

1. Üye sayısı ve sezonluk teslimat adedi çıkarılır. Yılda 400 teslimatla 40.000 teslimat çok farklı sistemler ister; bu iki sayı konuşulmadan yapılan teklif karşılaştırması anlamsızdır.
2. Bugün kaç ayrı yerde kayıt tutulduğu listelenir. Defter, Excel dosyası, muhasebe programı, kantar yazılımı; her biri bir satır.
3. Sezon sonu hesaplaşmasının kaç gün sürdüğü ölçülür. Bu süre, projenin geri dönüşünü anlatan en somut sayıdır ve kimsenin tahmin etmesine gerek yoktur, geçen sezonun kayıtlarında zaten durmaktadır.

Bu üç sayı elde olmadan yapılan kooperatif yazılımı görüşmeleri, çoğunlukla ekran turuna dönüşüp karar üretmeden bitiyor. Elde olduğunda ise görüşme kısalıyor: teklif veren tarafa sorulacak soru "neler yapabiliyorsunuz" değil, "bu hacimde hakedişi kaç günde kapatırız" oluyor.