Aydın incir ve kestane işletmelerinde depo sayımı: yılda bir mi, sürekli mi

Aydın'da kuru incir sezonu ağustosun son haftalarında başlıyor, kestane ise ekim ve kasımda dağ köylerinden depolara iniyor. İki ürünün ortak yanı, yılın birkaç ayında depoya yığılıp aylar boyunca parça parça çıkması. Bu da her sezon aynı soruyu masaya getiriyor: depo yılda bir kez, kapanışta mı sayılmalı, yoksa sayım yıla mı yayılmalı?

Yıl sonu sayımı depodaki kaybı açıklamıyor

Bölgede yaygın uygulama hâlâ yılda bir sayım. Çoğu zaman muhasebe kapanışına denk gelen bir gün seçiliyor, depo kapatılıyor, liste çıkarılıyor. Bu yöntem vergi tarafı için bir envanter listesi üretiyor ama depoyu yöneten kişiye pek bir şey söylemiyor. Çünkü incirde ve kestanede kayıp yıl sonunu beklemiyor.

Kuru incir depoda nem vermeye devam ediyor; girişte tartılan kilo çıkışta aynı kilo olmuyor. Kestane daha hassas bir ürün. Soğuk hava deposunda bile zamanla fire veriyor, küflenen ya da kurtlanan kısım ayıklanıp ayrılıyor. Yıl sonunda tek seferde ortaya çıkan fark, bu kayıpların hangi ayda, hangi odada, hangi partide oluştuğunu göstermiyor. Fark tek bir rakam olarak kalıyor ve ertesi sezon aynı kayıp yeniden yaşanıyor.

Sınıflandırma da işin içinde. İncir kalibre ve kaliteye göre ayrılıyor, ihracat partilerinde kontrol sonrası ayıklanan ya da sınıf değiştiren mal çıkıyor. Kâğıt üzerinde birinci sınıf görünen stoğun bir kısmı fiilen başka bir sınıfa düşmüş olabiliyor. Yılda bir yapılan sayım bu kaymayı ancak satış yapıldıktan sonra fark ettiriyor.

Sürekli sayım depoyu her gün saymak anlamına gelmiyor

Sürekli sayım denince akla her sabah depoyu baştan sona saymak geliyor. Uygulamada kastedilen başka bir şey: döngüsel sayım. Depo bölümlere ayrılıyor, her hafta ya da her ay bu bölümlerin küçük bir kısmı sayılıyor. Yıl boyunca her bölüm birkaç kez sayılmış oluyor ve depo bir gün bile kapanmıyor.

Burada öncelik belirlemek işin yarısı. Kuru meyve depolarında makul görünen ayrım kabaca şöyle:

• İhracata ayrılmış incir ve soğuk hava deposundaki kestane gibi değeri ve fire riski yüksek partiler sık sayılıyor.
• Koli, çuval, etiket gibi ambalaj kalemleri seyrek sayılıyor.
• Hareketi bitmiş, sezon sonuna kalmış partiler kapanışta bir kez sayılıyor.

Sürekli sayımın bir ön şartı var: giriş ve çıkışların aynı gün kayda geçmesi. Kantar fişi akşam deftere, defter hafta sonu bilgisayara geçiyorsa gün ortasında yapılan sayım karşılaştırılacak bir kayıt bulamıyor. Sayılan miktarla kayıttaki miktar arasındaki fark, bu durumda kaybı değil kayıt gecikmesini ölçüyor.

Parti numarası olmadan sayım yarım kalıyor

İncir ve kestanede sayımın anlam taşıması için malın hangi üreticiden, hangi tarihte, hangi kalitede geldiğinin bilinmesi gerekiyor. Yurt dışındaki alıcı bir sorun bildirdiğinde ilk sorulan da bu oluyor. Kayıtta "kuru incir, 3 ton" diye duran bir satır, "Germencik'ten, eylül girişli, belli bir kalibre, şu kadar kilo" diye duran satırın işini görmüyor.

Bu yüzden sürekli sayıma geçmeyi düşünen işletmelerde ilk adım genellikle parti numarası vermeyi alışkanlık hâline getirmek oluyor. Numara kasaya ya da çuvala yapıştırılan basit bir etiket olabilir. Önemli olan, sayım yapan kişinin elindeki malı kayıttaki tek bir satırla eşleştirebilmesi.

Her işletmenin aynı yönteme ihtiyacı yok

Kendi bahçesinin ürününü işleyip sezonda bir iki toptancıya veren küçük bir üretici için yıl sonu sayımına ek olarak sezon kapanışında bir ara sayım yeterli olabiliyor. Birden fazla üreticiden mal toplayan, soğuk hava deposu kiralayan ve ihracat yapan bir işletmede ise yıllık sayım kaybı açıklamaktan çok gizliyor.

Karar verirken üç soru yol gösteriyor:

1. Depoda aynı anda birkaç parti mi duruyor, yoksa onlarca mı?
2. Geçen yılın sayım farkı nereden geldi, bu açıklanabildi mi?
3. Giriş ve çıkışlar aynı gün kayda geçiyor mu?

İkinci soruya "fark vardı ama nedenini bilmiyoruz" cevabı veriliyorsa sayım sıklığını artırmadan önce kayıt disiplinine bakmak gerekiyor. Üçüncü soruya "hayır" deniyorsa sürekli sayım zaten çalışmayacak.

Programın sayım farkını nasıl gösterdiği belirleyici

Sayımı bir yazılıma bağlamak isteyen işletmenin önünde birkaç yol var. Muhasebe bürolarının yaygın olarak tanıdığı Logo ve Mikro'nun stok modülleri sayım farkını fişle kayda alabiliyor; daha büyük yapılarda Netsis de görülüyor. Açık kaynak ERPNext ve onun üzerine kurulu Labyra ise stok mutabakatını parti bazında tutan, bulutta da çalışabilen tarafta yer alıyor. Bu ikinci grubun Ege'deki eksiği açık: bu sistemi kurmuş kuru meyve işletmesi az, dolayısıyla danışılacak bir komşu işletme ya da programı daha önce kullanmış bir depo sorumlusu bulmak zor. Hangi yol seçilirse seçilsin sorulması gereken soru aynı kalıyor: sayım farkı parti ve depo odası bazında görülebiliyor mu, yoksa tek bir toplama mı iniyor?

Sezon açılmadan yapılabilecek hazırlık

Sürekli sayıma geçişi bir sezonun ortasında başlatmak zor. Hazırlık depo boşken yapılıyor:

• Depo bölümlere ayrılıp her bölüme bir kod veriliyor.
• Girişte parti etiketi zorunlu tutuluyor.
• Hangi bölümün hangi hafta sayılacağı sezon öncesi yazıya dökülüyor.
• Her sayım farkının yanına bir neden notu düşülüyor: nem kaybı, ayıklama, kayıt hatası.

Sezon kapandığında tek bir fark rakamı yerine nedenleri yazılmış bir liste çıkıyorsa, ertesi yıl hangi odada neyin kaybolduğu tahmin olmaktan çıkıp kayda dönüşüyor.